Как избежать простоя автотранспорта?

 

Любой перевозчик знаком с ситуацией, когда машина, приехавшая по расписанию, проводит долгое время в ожидании погрузки или выгрузки.

 

Простой – совсем не редкость для участников рынка грузоперевозок. Причинами долгого ожидания являются форс-мажорные обстоятельства, невнимательность диспетчера или плохая организация складской логистики приемщика.

Простой часто влечет за собой дополнительные финансовые издержки для участников грузоперевозки, поэтому все стороны заинтересованы в слаженной работе без проволочек и задержек.

Добиться этого не так трудно, если ответственно отнестись к организации процесса.

 

Алгоритм действий грузополучателя.

Грузополучатель больше всех заинтересован в оперативной разгрузке транспорта – ведь штраф за простой в конечном счете будет выставлен именно ему.

Чтобы избежать расходов на его оплату, необходимо грамотно спланировать процесс выгрузки:

• назначить ответственного за выгрузку и прием товара;

• рассчитать необходимое количество человек и техники для разгрузки;

• контролировать время прихода автомобиля, при задержках уточнять его местонахождение у диспетчера.

Если машины приходят точно по расписанию, организовать выгрузку нетрудно.

Проблемы начинаются, когда график срывается.

К сожалению, это происходит довольно часто – дают о себе знать пробки и плохие дороги. В этом случае отвечать за простой придется перевозчику.

Как действовать грузоперевозчику?

Бороться с объективными обстоятельствами получается не всегда, но снизить количество опозданий на выгрузку вполне возможно. Ситуация полностью находится в руках логиста, ведущего перевозку.

 

Функция логиста при сопровождении перевозки – координация всех ее участников и оперативное решение возникающих вопросов. Для этого ему необходимы контактные телефоны водителя и ответственных лиц на загрузке и выгрузке.

В день загрузки нужно обязательно связаться с водителем и уточнить, успевает ли он к назначенному времени.

Успевает – хорошо, не успевает – надо срочно звонить на склад загрузки и согласовывать с ним более позднее время.

Следующий звонок водителю должен быть совершен во время загрузки.

 

Необходимо уточнить, как проходит погрузка и сколько времени она займет по расчетам водителя. На этом этапе уже можно определить ориентировочное время прихода машины к грузополучателю и согласовать его с ответственным лицом на выгрузке. Лучше всего, если машина придет до 12.00 – в таком случае ее обязаны выгрузить в тот же день.

С водителем нужно будет созвониться за час до предполагаемого времени выгрузки, чтобы убедиться, что все идет по плану. После прибытия машины на место назначения необходимо уточнить, началась ли выгрузка товара. Если машину разгружают оперативно и в срок, перевозку можно считать выполненной. Если же выгрузку по каким-либо причинам откладывают, то необходимо вмешательство логиста.

 

Как оформить простой и получить оплату?

Если выгрузка не началась в назначенный срок, первое, что нужно сделать логисту — позвонить ответственному лицу и выяснить причину задержки. Бывает так, что о машине просто забыли. В таком случае одного звонка вполне достаточно, чтобы ускорить процесс.

Когда простой все-таки неизбежен, крайне желательно потребовать от ответственного лица заказчика письменное подтверждение о смещении сроков выгрузки автомобиля. Это может быть электронное письмо логисту или подписанный акт о простое транспортного средства. На их основании грузоперевозчик может снять с себя ответственность в случае претензий от заказчика о несвоевременной доставке груза.

 

Порядок оплаты простоя и сумма штрафа за задержку автомобиля прописаны в договоре перевозки. Для того чтобы получить оплату, необходимо документально подтвердить факт простоя. Подтверждающим документом может являться, например, путевой лист с отметками о времени прибытия машины на погрузку и ее ухода со склада. Случается, что ответственное лицо на выгрузке отказывается проставлять отметки в путевом листе, надеясь таким образом избежать оплаты простоя.

Водителю нужно сразу же поставить в известность об этом своего руководителя или логиста. Если и им не удалось решить вопрос с подписанием документов, то в качестве подтверждения простоя могут выступать записи телефонных разговоров, переписка по электронной почте или фотографии машины на складе.